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第32部・第6回 苦手なOffice2013を攻略しよう!

NEWぱそこんライフ講座

第32部 INとOUTで楽しむパソコンライフ

第6回 苦手なOffice2013を攻略しよう!

 Windows XPサポート終了にともなってWindows 8.1のパソコンへ乗り換えたという方がいると思いますが、新たにオフィス2013を使うようになって、最新のワードやエクセルに戸惑っていませんか?今回はデジ形平次(以下、デジ形)と妻・ミドリが、ワード2013とエクセル2013のポイントをアナ六に解説します。

講座で使用しているノートパソコン

dynabook V714/28K

dynabook V714/28K

CPU:Core i5-4210Y 1.50GHz

メモリ:4GB

SSD:128GB

グラフィック:インテル HD グラフィックス4200(CPUに内蔵)

ディスプレイ:11.6型ワイドFHD

OS:Windows 8.1 64ビット

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「大江戸ぱそこんライフ」

【登場人物紹介】

デジ形平次…江戸中に名を知られた腕利きの岡っ引。意外にも趣味はパソコンで、事件のない時は日がな一日ノートパソコンに向かっている。

アナ六デジ形平次の子分で、名前のとおりのアナログ人間。パソコンを使いこなせるようになりたいが、いつもトンチンカンなことを言ってデジ形を呆れさせている。

ミドリデジ形平次の女房。パソコンに関してはデジ形より詳しいというのがもっぱらの噂。

 彼らがお送りする時空を超えた『NEWぱそこんライフ講座』、さて今回のお話は……。

パソコンを買い換えたらオフィスも変わった!?

アナ六
「親分、妙なことがありますぜ」

デジ形
「どうした、事件か?」

ミドリ
「また、『うっかり』じゃないだろうね」

アナ六
「いえいえ、実は、消費税率アップ後の庶民の動向を探ろうと思い立って、久々にスーパーへ行って様子を見てきたんです」

デジ形
「堅苦しい理由をつけなくても、『スーパーへ買い物に行ってきた』とそのまま言えばいいじゃねえか」

アナ六
「いえ、買い物だけじゃなくて、今世の中で起こっていることをしっかり見てきましたぜ」

ミドリ
「一応買い物もしたんだねっ」

アナ六
「変なところにツッコミを入れないでください。あっしが気になったのは値札で、どうも以前より安くなっている気がするんです」

ミドリ
「客を逃がさないように、セールでもやっていたんじゃないのかい?」

アナ六
「いえ、セール品じゃありませんぜ。例えば前は98円だったものが、95円と、わずかに安くなっていたんです」

デジ形
「ふむ、わかったぞ。簡単な話だ」

アナ六
「ええっ、何なのか教えてくださいっ」

デジ形
「スーパーの値札の表示が税込み価格から税抜き価格に替わったってだけだろう。そうすると95円は税込みで103円になるはずだ」

アナ六
アナ六、怒る 「ええっ、安いと思ったものが実際は高くなっていたとは、とんでもねえカラクリですね」

ミドリ
「うっかり者だねえ、レシートにはちゃんと書いてあるはずだよっ」

アナ六
「これからはレシートにも注意しないといけないんですね。ところで、レシートといえば家計簿ですが……」

ミドリ
「おやおや、アナ六が家計簿なんて珍しいね」

アナ六
「あっしじゃなくて、家計簿をつけているのは近所のご隠居なんですけどね。今まではWindows XPのパソコンでやっていたのが、例のXPのサポート終了で、新しいパソコンを購入したんです」

デジ形
「なるほどな」

アナ六
「それで、オフィス2013を使い始めたんだけれど、前に使っていたのとまるで違っていて、わけがわからなくなっちまったってことで」

デジ形
「確かにWindows XPが主流だった時代のオフィス2003と、その次のオフィス2007以降は、見かけや操作法がだいぶ違うからな」

アナ六
「えーっと、どこが違うので?」

デジ形
「メニューバーとプルダウンメニューで機能を選んでいたのが、『リボン』と呼ばれる操作方式に変わったんだ。とはいえ、ほかの『ペイント』や『フォトギャラリー』といったマイクロソフトのアプリはほとんどがこの操作方式になっているから、慣れている人も多いだろう」

アナ六
「そう言わずに、ご隠居のためにも解説をお願いしますぜ!」

デジ形
「じゃあ、以前のオフィスとの違いを確認しながらオフィス2013にふくまれている『ワード2013』と『エクセル2013』を解説しよう」

アナ六
「よろしくお願いしますぜ!」

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▲ワード2002

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▲ワード2013

ワード2002(2003とほぼ同じ)と2013はデザインも変わりましたが、何より違うのが「リボン」と呼ばれる操作方式。2002のコマンドアイコンをタブでグループ分けしたと考えてもいいでしょう。

「クイックアクセスツールバー」を使いこなそう

デジ形
「さっきも言ったように、2003以前のオフィスを使っていた人が戸惑うのがリボンだ」

アナ六
「女の人が髪をしばるときに使うヤツ……って違いますね」

デジ形
「まあ、リボンのように帯状の細長いものって意味だろうな」

アナ六
「そんなもの、画面のどこにあるんですかい?」

デジ形
「オフィスのリボンは、メニューをグループ化してタブで切り替えて選択するって方式だが、このメニューアイコンが並んでいる部分がリボンに当たるわけだ」

ミドリ
ミドリ、笑う 「確かに細長いけれど、リボンのイメージとは違うねえ」

アナ六
「そのリボンについてなんですが、ご隠居が言うには『よく使っていたメニューが、新しくなったらどこにあるのかわからない』ってことですぜ」

デジ形
「うむ、それは慣れるしかねえだろうな」

アナ六
「ええっ、何か裏ワザはないんですかい?」

デジ形
「ひとつあるぞ。よく使う機能はウィンドウの一番上にある『クイックアクセスツールバー』に登録しちまうことだ」

アナ六
「一番上ってえと、小さなフロッピーディスクのアイコンとか、曲がった矢印のアイコンがあるところですかい?」

デジ形
「うむ、そうすれば、どのタブを開いているときでもその機能をワンクリックで実行できるからな。例えばフロッピーディスクのアイコンでは『上書き保存』ができるぞ」

ミドリ
「フロッピーディスクなんて誰も使わなくなったのに、アイコンで残っているのが面白いねえ」

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リボンにあるアイコンを右クリックするとメニューが表示され、下の画面のようにクイックアクセスツールバーに登録できます。あとはワンクリックでそのメニューを実行することができます。

慣れたらリボンを隠して画面を広く使う

デジ形
「このリボンの操作方式に慣れてきたら、通常はリボンを隠すようにしたほうがいいだろう」

アナ六
「ええっ、せっかく見えているものを隠しちまうんですかい?」

デジ形
「ノートパソコン程度の大きさの画面の場合、リボンを隠したほうが画面をより広く使えるからな」

アナ六
「でも一度隠したら、また出すときに一手間かかるのでは?」

デジ形
デジ形、笑う「うむ、いい質問だ。まずリボンを隠すときだが、ウィンドウの右上にある『リボンの表示オプション』というアイコンをクリックし、3種類のメニューから『タブの表示』を選ぶ」

アナ六
「リボンは消えましたが、タブは残りましたね。こいつをクリックすればリボンが出てくるので?」

デジ形
「その通りだ。しかもメニューを実行したあと、リボンは再び隠れるって仕組みになっているぞ」

アナ六
「おおっ、必要なときだけリボンが出てくるんですね。こいつは便利だ」

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上がリボンの表示オプションで、下がタブのみの表示にしたところです。タブを選ぶとそれに応じたリボンが表示され、メニューを実行できます。

デジ形
「もうひとつ活用したいのは、右クリックのメニューだ。ワードだったら、フォントや段落の設定など、基本的なことがひと通りできるぞ」

アナ六
「へえーっ、右クリックですね」

デジ形
「あとは『Ctrl+S』キーで『上書き保存』のようなショートカットキーもあるから、それらを駆使すれば操作性がかなり上がるはずだ」

アナ六
「ショートカットキーは覚えるまでが面倒だが、覚えちまえば楽ですからねえ」

デジ形
「上書き保存のほかに、『Ctrl+X』キーで『切り取り』、『Ctrl+C』キーで『コピー』、『Ctrl+V』キーで『貼り付け』ってのはどのアプリでもだいたい共通しているから、覚えておいて損はねえぞ」

ミドリ
アナ六は何か覚えているかい?」

アナ六
「おかみさん、そいつは聞かねえ約束ですぜ」

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ワードの本文を右クリックすると、上のようなメニューが表示されます。文字の設定や切り取り、貼り付けのほか、文字の翻訳や検索も行えます。

「ワンドライブ(OneDrive)」と直結

デジ形
「こいつはオフィス2013からの特徴だが、ワードやエクセルで文書を読み込んだり、保存するときに『ワンドライブ(OneDrive)』と直接データのやりとりができるようになったぞ」

アナ六
「ムムッ、ワンドライブってのは初耳ですぜ。ひょっとしたら、あっしが忘れているだけなので?」

デジ形
「『スカイドライブ(SkyDrive)』なら知っているだろう。あれの名前が替わっただけだ」

アナ六
「ええっ、いつの間に。スカイドライブなら、Windowsタブレットとかでも教わりましたから覚えていますぜ」

ミドリ
「クラウドストレージ、つまりインターネット上に文書や写真のデータを保存する仕組みだねっ」

アナ六
アナ六、困る「ああっ、今あっしが言おうと思ったのに……。でも、それって今までとはどう違うので?」

デジ形
「ファイルを読み込むときや、新たに保存するとき、パソコンの中にあるフォルダと同じように表示され、読み込み元、保存先のひとつとして選択できるんだ」

ミドリ
「まあ、前よりお手軽になったってことだね」

デジ形
「ワンドライブに保存するってのはバックアップデータをとるのと同じようなものだから、大切な文書やデータはワンドライブに保存するべきだろうな」

ミドリ
「でも、容量には制限があるから要注意だよっ。文書だけ保存するならいいけれど、写真も保存するとなると、けっこう容量を食うからね」

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「文書を開く」の画面。「最近使った文書」と「コンピューター」のあいだに「OneDrive」があります。これを選ぶと、ワンドライブに保存した文書をワードに読み込んで編集することができます。文書を保存するときも、ワンドライブに直接保存できます。

よく使っていたあの機能はどこにあるのか?

デジ形
「2003以前のオフィスを使っていた人がオフィス2013に切り替えたとき、『以前使っていた機能が、どこにあるかわからない』ことがあるってのは最初に言ったな」

アナ六
「それはご隠居のセリフですぜ。でも、保存の仕方がわからないとか、そういうことですかい?」

デジ形
「保存だったら、『ファイル』のタブを選べばメニューが表示される。それにさっき言った『クイックアクセスツールバー』で上書き保存をする手もある。だが、ワード2003にある『書式』メニューに相当するものは、ワード2013には存在しないんだ」

アナ六
「そいつは大変だ、誰かが盗んだので?」

ミドリ
ミドリ、怒る 「そんなことがある訳ないよっ!」

デジ形
「実はワード2013にはよく使う機能を集めた『ホーム』というタブがあり、2003の書式メニューにあった『フォント』や『段落』はこのタブの中にある。だが、その他の『段組み』は『ページレイアウト』タブ、『ドロップキャップ』は『挿入』タブの『テキスト』の中にあるって具合に、バラバラになってしまったんだ」

アナ六
「別れちまったとは、悲しいお話ですねえ」

ミドリ
「それでも、結局は慣れるか、例のクイックアクセスツールバーに登録するしかないんだね」

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昔のワードでは「書式」メニューにある「段組み」は、ワード2013では「ページレイアウト」タブにありました。

デジ形
「では、ワードでよく使う機能の中で、2013ではややわかりにくいものを紹介しておこう。まずは『タブとリーダー』だ」

アナ六
「タブって名前はさっきから散々出てきましたが……」

デジ形
「この場合のタブは、Tabキーを押すことで文字のあいだにスペースを作る機能だ。『タブとリーダー』ってのは、簡単に言うとタブの設定機能だな」

アナ六
「じゃあ、あっしに探させてください……ダメだ、どこにあるのかさっぱりわかりませんぜ」

ミドリ
「探す時間が短すぎるよっ」

デジ形
「では解決編だ。『ホーム』タブに段落設定があるのは教えたが、この『段落』のワクの右下にある小さいアイコンをクリックすると、『段落』の設定ウィンドウが表示される」

ミドリ
「このウィンドウはワード2003を使っていた人にもなじみ深いんじゃないかねえ」

デジ形
「段落設定を一括して行えるな。で、ここの左下に『タブ設定』のボタンがあるわけだ」

アナ六
「ひええっ、こいつはちょいと難しいですぜ」

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「ホーム」タブの段落グループの右下隅にあるアイコンをクリックすると段落設定のウィンドウが表示され、さらに「タブ設定」をクリックすると「タブとリーダー」のウィンドウが表示されます。ちなみに「リーダー」とは、タブを設けたスペースに実線や破線を引く機能です。

デジ形
「もうひとつ、ワード2003には『罫線』というメニューがあったが、2013にはない。どうすれば2013でも罫線を引けるようになるのか?」

ミドリ
「まるでクイズだねえ」

アナ六
「画面上に指先をつけて動かすと、その動きどおりに線が引かれるとか?」

デジ形
「何もメニューを選ばずに指だけ動かしてもダメだぞ。この場合は、『挿入』タブの『表』で先に表を作っちまうのがミソだ」

アナ六
「そうすると線が引けるので?」

デジ形
「うむ。『表ツール』という名の下に『デザイン』と『レイアウト』というタブが新たに加わる。これで表のスタイルやデザインを決めるほか、罫線の設定も行えるわけだ」

アナ六
アナ六、笑う「へえっ、そういう仕掛けがあったとは」

ミドリ
「『表ツール』は表以外の行をクリックすると消えるけど、再び表の中の行をクリックすればいつでも表示されるよっ」

デジ形
「まあ、こういったことも慣れていくしかないわけだな」

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表を挿入して「表ツール」のリボンを表示させたところです。一般にリボンではこのように特定の場面でだけ表示されるタブがあります。

エクセル2013で新しいワークシートを挿入するには?

デジ形
「じゃあ、今度はエクセル2013から質問だ。エクセルで家計簿をつけるときは、月が替わるごとにワークシートを増やしていくだろう。その場合、新しいワークシートではなく、前月のワークシートをコピーして書式設定などをそのまま利用したい。では、ワークシートをコピーするにはどうすればいいのか?」

アナ六
「そう言われても、お手上げですぜ」

ミドリ
「ヒントでもないと、クイズとして成り立たないよっ」

デジ形
「それもそうだな。ヒントというか、これが難しいのは『ワークシート』という言葉自体がみつからないためだ。実は『ホーム』タブの『セルの書式』をクリックすると、プルダウンメニューの中にある」

アナ六
「ムムム、『ホーム』タブといえば目の前にあるものなのに、見抜けませんでしたぜ」

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「シートの移動またはコピー」は「セル」の「書式」のプルダウンメニューの中にありました。ひんぱんに使うならクイックアクセスツールバーに登録するか、次に紹介する別の操作法を利用したほうがいいでしょう。

デジ形
「実はもうひとつ、もっとわかりやすい操作法がある。ウィンドウの下のほうにある、ワークシートのタブを右クリックするとメニューが表示されて、『シートの移動またはコピー』を選べるんだ」

アナ六
「なるほど、こいつは簡単でいいですね」

デジ形
「まあ、どちらかを覚えておけばいいだろう」

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シートのタブの上で右クリックすると、画面のようなメニューが表示され、シートのコピーや削除を行えます。リボンのメニューから選ぶよりもわかりやすいですね。

デジ形
「おうアナ六、ご隠居にこの前の話をしたのか?」

アナ六
「もちろんですぜ。ですが、一度にいろいろ覚え切れねえって言われて、途中で帰ってきました」

デジ形
「まあ、オフィスみてえなアプリは、実際に使ってわからなくなったら、その都度人に聞くってほうが身につくからな」

アナ六
「あっしは普段からオフィスを使わねえもので、2003でも2013でもどっちでもいいんですけどね」

デジ形
デジ形、怒る 「何いいかげんなこと言ってんだ。ワードやエクセルぐらい覚えておかねえと、誰からもパソコンの相談をされなくなるぞ」

アナ六
「むむっ、パソコンはあっしと庶民のあいだをつなぐ重要なコミュニケーションの手段だ。よしっ、ワードもエクセルも一から勉強をやり直しますぜ!」

ミドリ
「張り切るのはいいけれど、知識を詰め込みすぎて熱を出したりしないか心配だねえ」

デジ形
「オレは逆に掛け声だけで終わるんじゃねえかと心配だがな」


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